Tips til arbeidsgivere om varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen

Oppdatert: jan. 15


Alle virksomheter med flere enn fem ansatte skal ha rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Disse rutinene bør skape god forutsigbarhet for den som varsler og den det varsles om. Det er arbeidsgivers ansvar å påse at håndteringen av varslingssaker skjer på en trygg måte for varsler og den det varsles om. Denne artikkelen inneholder en oversikt over regelverket med enkelte tips som arbeidsgiver bør ha tenkt gjennom i varslingsordningen som skal etableres i arbeidsforhold. Arbeidsgivere må være oppmerksom på endringene av varslingsreglene fra 1. januar 2020.



Arbeidsgiver skal utarbeide retningslinjer for varsling

Arbeidsgivere med flere enn fem ansatte har plikt til å etablere rutiner for varsling og tilrettelegge for varsling. Arbeidsgiver skal beskytte varsler mot gjengjeldelse eller represalier. Her kan du lese mer om regelverket for varsling i arbeidsforhold.

Hva varsles det om?

Arbeidstaker velger selv hva det skal varsles om. Varsling kan for eksempel gjelde anklager om seksuell trakassering, andre former for trakassering, diskriminering, mobbing, rasisme, kritikkverdig forskjellsbehandling, brudd på interne regler/rutiner/retningslinjer, maktmisbruk, misbruk av stilling eller posisjon, økonomisk kriminalitet (bokføringslovbrudd, skatteunndragelse, arbeidslivskriminalitet, tyveri, underslag, eller korrupsjon) og brudd på krav til helse-, miljø og sikkerhet.

Husk at det er arbeidstakeren som varsler, og ikke du som arbeidsgiver som identifiserer eller bestemmer hva arbeidstaker oppfatter som kritikkverdige forhold han eller hun velger å varsle om. Dersom du som arbeidsgiver forsøker å begrense hva det kan varsles om, eller ikke respekterer ansattes rett til å avgjøre hva som er kritikkverdig, kan det få betydning for ytringsklimaet på arbeidsplassen.


Som arbeidsgiver plikter du å sørge for at varselet blir undersøkt innen rimelig tid. Det fremgår tydelig av endringene i arbeidsmiljøloven fra januar 2020. For mange arbeidsgivere innebærer det at varslingsrutinene på arbeidsplassen må endres. Det er ikke alle varsler du plikter å saksbehandle som varslingssaker. Etter endringen av varslingsbestemmelsene er det bare de kritikkverdige forholdene arbeidsgiver plikter å saksbehandle som varslingssaker. Saker som kun gjelder den enkelte arbeidstakers eget arbeidsforhold, innebærer nødvendigvis ikke forhold som skal behandles som varslingssak. De innledende undersøkelsene arbeidsgiver foretar av en varslingssak må derfor ta sikte på å identifisere om saken skal behandles som en personalsak, varslingssak eller henvises til behandling der den naturlig hører hjemme.

Som arbeidsgiver bør du være forsiktig med å kategorisere varselet som noe annet enn det kritikkverdige forhold varsler har gitt informasjon om, med mindre det er åpenbart at saken ikke skal behandles som varsel. Arbeidsgivers handlinger eller unnlatelse av å handle, kan få stor betydning for tilliten medarbeidere har til deg som leder. Derfor er vårt råd å gjennomføre tilstrekkelige undersøkelser av saken, før du eventuelt konkluderer med at saken ikke skal behandles som varslingssak.

Kan du som arbeidsgiver bestemme hvordan arbeidstakere skal varsle?

Svaret er nei. Som arbeidsgiver bør du utarbeide tydelige retningslinjer om hva som regnes som forsvarlig varsling. På den måten kan du utøve en viss påvirkning av hvilke typer av kritikkverdige forhold ansatte vil varsle om. Sjekk at beskrivelsen av hva som regnes som kritikkverdige forhold er i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven.


Ved å åpne for flere kanaler å varsle i, gjør du det enkelt for ansatte å varsle både i og utenfor arbeidstiden.

Som leder kan du bidra til å skape en organisasjonskultur som tilrettelegger for at ansatte vil benytte virksomhetens varslingsordning. Ditt lederskap avgjør langt på vei om arbeidstakerne oppfatter at de har et trygt og godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø.


Noen velger å varsle utenom virksomhetens egne varslingskanaler. Derfor går noen varslere direkte til kontrollmyndigheter eller til journalister med den informasjonen de har. Dersom varsler ikke er trygg på at arbeidsgiver vil gjøre nok for å avsløre og/eller stanse de kritikkverdige forholdene, øker muligheten for at varsler går eksternt.

Hvorfor velger noen å varsle?

Årsaken til at noen velger å varsle er sammensatt og helt avhengig av situasjonen.

Som arbeidsgiver bør du forsøke å forstå hva som forårsaker varsling. De fleste varslere har en sterk overbevisning om at varsling er det eneste som nytter for å avsløre noe som er kritikkverdig. Det betyr at varsleren ikke har tillit til at det eksiterer andre reelle kanaler for å ta opp kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. På denne måten er et godt ytringsklima og god kultur for å gi tilbakemeldinger, med på å begrense behovet for å benytte varslingskanalene på arbeidsplassen.


Varselet kan gjelde noe som kun berører eller går ut over varsleren selv. Det tilsier at saken ikke skal behandles som varslingssak, men kanskje som en personalsak. Det kan også være noe varsler har oppdaget på arbeidsplassen og som gjelder flere personer. Dessuten oppdager arbeidstakere av og til symptomer på noe som er galt, uten å finne selve årsaken til problemet. Det kan ganske se ut som om varselet er en personalsak, selv om varselet i realiteten gjelder kritikkverdige forhold. En ansatt som begår økonomisk kriminalitet, er avhengig av å holde kollegaer på en avstand som reduserer risikoen for å bli oppdaget. Derfor kan en enerådende fagperson som mottar bestikkelser eller på annen måte opptrer i strid med arbeidsgivers interesse, skape konflikter på arbeidsplassen. Disse konfliktene kan kanskje oppfattes som personalsaker selv om den egentlige årsaken aldri avsløres av arbeidsgiver.


I mange tilfeller kan det være varslers egen samvittighet som gjør det umulig å fortsette som før eller late som om ingen ting har hendt. Vår erfaring er at varsling kan synliggjøre noe som mange vet, men som ingen andre tør å ta tak i på arbeidsplassen. Bestemte hendelser kan utløse varsling om forhold som ligger langt tilbake i tid.

Det er sjeldent at varselet er oppdiktet eller gitt kun for å skade noen eller for å fremme egen posisjon eller karriere. Slike tilfeller kan avsløres av arbeidsgiver dersom fakta undersøkes.

Klarer arbeidsgiver å håndtere varsler på en god måte?

Svaret på det avhenger av om arbeidsgiver ser på varsler som en plageånd, eller som en viktig ressurs for å rette opp i feil, dysfunksjonelt arbeidsmiljø, dårlig ledelse, ulovlige eller kritikkverdige forhold.

I mange tilfeller gjelder varselet mistillit til noen i virksomheten. Det kan være mistillit til ledere eller kollegaer på samme nivå. Det er ikke uvanlig at varselet har et følelsesladet bakteppe der subjektive oppfatninger gjør det vanskelig for andre å beskrive de faktiske forholdene. Som arbeidsgiver må du derfor respektere at ansatte oppfatter samme faktum på ulike måter. Det kan vise seg svært krevende å avdekke hva som er de objektive fakta. Undersøkelsene må også ta hensyn til hvordan personene selv har opplevd hendelsen. I tilfeller der varselet gjelder konflikt mellom enkeltpersoner, starter konfliktløsningen med å identifisere fakta som partene kan enes om. Kunnskap om fakta er det beste utgangspunkt for å starte den møysommelige prosessen med å løse vanskelige eller innbitte konflikter på arbeidsplassen. Dersom det ikke er noen som helst enighet om hendelsesforløpet, er det svært vanskelig å løse konflikter på arbeidsplassen.

En god håndtering fra arbeidsgiver krever en vilje til å rydde opp i de kritikkverdige forholdene. Derfor blir det et feil utgangspunkt dersom arbeidsgiver er mer opptatt av hvem som har varslet enn hva det varsles om.

Arbeidsgiver må være klar over at varsling ofte handler om mot til å si ifra om ubehageligheter, der andre velger å se en annen vei. Derfor opplever varsler ofte å stå alene, uten støtte fra andre som har sett det samme. Det er en svært krevende situasjon å komme i. Isolasjon som skjer som følge av at man har varslet, kan oppfattes krenkende og svekke selvtilliten hos de fleste av oss.

Kommunal Rapport kåret i 2017 en varsler som ”Årets modigste”. Varslerens kommentar da han mottok prisen, forteller en historie om hvilke utfordringer varslere kan oppleve på arbeidsplassen. Dette er beskrivelser som arbeidsgiver bør kjenne til og ta hensyn til under saksbehandling av krevende varslersaker. Kritikken fra varsler er ofte knyttet til prosessen og ikke alltid innholdet i hva det varsles om.

Hvilke rutiner bør varslingsordningen omfatte?

Arbeidsgiver bør etablere flere kanaler for varsling, men det er ikke noe lovkrav om dette. Rutinene må ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle. God praksis for mellomstore og store virksomheter tilsier at det etableres tre ulike kanaler der minst en av kanalene for varsling er tilgjengelig for ansatte utenfor eget arbeidssted og utenfor kontortid. Alle kanalene bør være satt opp på en måte som sikrer at varselet kommer frem til rette vedkommende uten innsyn fra uvedkommende. Det er vanlig å etablere en kanal for varsling per telefon, postforsendelse og et elektronisk varslingsmottak.

Arbeidsgiver bør ha tenkt gjennom hvordan varslingsordningen skal gjøres kjent i virksomheten og sikre at alle lovbestemte plikter er oppfylt i de rutiner som utarbeides. Rutinen bør blant annet gi varsler en viss veiledning om hva varsling er, hvilke plikter arbeidsgiver har og hvordan ledelsen saksbehandler varselet.

Rutinene bør omtale hvordan kommunikasjon med varsler og den det varsles om, skal foregå under saksbehandlingen av varselet.

Det er en helt sentral rettssikkerhetsgaranti at den personen det varsles om blir gjort kjent med kritikken og får anledning til å kommentere og forsvare seg mot anklagene. Men det er ikke åpenbart når slik mulighet bør gis til den personen kritikken rammer. Dersom anklagene gjelder åpenbare straffbare forhold, bør det først vurderes om saken skal anmeldes til politiet før den mistenkte orienteres. Husk at den mistenkte kan forspille bevis eller påvirke vitner. De valg du gjør før politiet kobles inn, kan avgjøre om saken oppklares. I en straffesak er det opp til politiet å avgjøre når mistenkte skal informeres og om hva.

Informasjon om rutinene bør ligge lett tilgjengelig for ansatte, dvs. på virksomhetens intranett eller annet sted der det er enkelt å finne den. Varsleren bør enkelt kunne skaffe seg informasjon om hvem som saksbehandler varselet slik at varsleren selv kan vurdere om noen av de som normalt behandler varselet er inhabil eller uskikket til å behandle varselet.

Saksbehandling av varsel

Bestemmelsene om varsling i arbeidsmiljøloven fra januar 2020 pålegger arbeidsgiver å saksbehandle varsler som gjelder kritikkverdige forhold. Saksbehandlingen bør innrettes slik at den inngir tillit hos den eller de som varsler. Men det er selvsagt måten saksbehandlingen gjennomføres på som avgjør om arbeidstakere vil ha tillit til ordningen og følge virksomhetens varslingsrutiner.

Det bør være noen få og faste personer som saksbehandler varslingssaker. Årsaken er at slike saker krever en bestemt kompetanse og kan inneholde sensitiv informasjon. Arbeidsgiver bør ha god kontroll med hvem som mottar informasjon om varslingssaken. Den det er varslet om bør selv ikke delta i saksbehandlingen, men skal selvsagt ha anledning til å forsvare seg mot anklagene.

Det bør føres logg for saksbehandling av varslingssaker slik at arbeidsgiver kan redegjøre for alle beslutninger og aktiviteter i saken. Saksbehandlingen bør innrettes slik at andre kan etterprøve hva som er gjort og ettergå kritikk som kan komme. Ofte vil et separat elektronisk saksbehandlingssystem, adskilt fra andre arkiv eller oppbevaringssteder, være løsningen for å ivareta disse hensynene.

De som skal behandle varselet bør ha kompetanse til å saksbehandle varselet på en måte som sikrer en forutsigbar prosess i samsvar med varslingsrutinene. Dette krever kunnskap om bevisvurdering og regler om hvem som har bevisbyrden, krav etter arbeidsmiljøloven, personvernregler (GDPR), kunnskap om hva som utgjør lovbrudd, kompetanse til å innhente fakta gjennom elektroniske lagret informasjon, dokumenter eller intervjuer, og kompetanse til å rapportere funn på en nøktern, balansert og korrekt måte.

Varslingsmottaket bør ha ressurser til å kunne behandle varslersaken umiddelbart om det kreves. Varslingssaker bør ikke bli liggende uten at noen har ansvar for å håndtere dem.

Vår erfaring viser at enkelte varslingssaker kan avgjøres på svært kort tid. Andre kan henvises til behandling hos personalavdelingen, til en bestemt leder eller til behandling i etablerte fora og faste møter i virksomheten. Noen saker kan vise seg svært krevende og omfattende. Det er ikke uvanlig at enkelte varslingssaker tar mer enn ett år å saksbehandle. I sjeldne tilfeller søker varsler råd hos advokat, noe som kan medføre at det rettes krav mot arbeidsgiver fra varsler.

Hva om varselet gjelder noen i den øverste ledelsen?

Rutinene bør åpne for muligheten til å kunne varsle forbi daglig ledelse dersom varselet gjelder daglig leder/øverste ledelse. Det bør derfor tilrettelegges for at det for eksempel kan varsles til styreleder, enkeltpersoner i styret eller eksternt varslingsmottak der det ikke er noen annen naturlig løsning for varsling til noen over øverste leder.

Anonym varsling

Dersom du ønsker å tilrettelegge for at varsler rutes til virksomhetens varslingsmottak i samsvar med varslingsrutinen, anbefales det å åpne for saksbehandling av anonym varsling. Men det er ingen plikt for arbeidsgiver å tilrettelegge for eller saksbehandle anonyme varsler. Dette er et av mange valg arbeidsgiver må gjøre ved etablering eller ajourføring av varslingsordningen i egen virksomhet.

Eksternt eller internt varslingsmottak

Intern varslingsordning er løsninger der mottak og saksbehandling av varslingen foregår av ansatte i virksomheten. Ekstern varslingsordning innebærer at mottak av varslinger går til noen som ikke er ansatt i bedriften og/eller at saksbehandlingen utføres av personer som selv ikke er ansatt i virksomheten.

Mange mindre virksomheter velger naturlig nok å etablere intern varslingsordning der det ikke er noen eksterne aktører som har noen rolle som mottak av varsel eller saksbehandling av varselet. Noen bedrifter har både intern og ekstern varslingsordning. Andre velger kun ekstern varslingsordning der mottak av varsel og saksbehandlingen skjer utenfor virksomheten.

Varsling og personvern

Arbeidsgiver skal ivareta personvernhensyn for varsler og den eller de personer varselet gjelder. Dette kan være en krevende balansegang. Varsler vil ofte inneholde sensitive personopplysninger og må behandles deretter. Arbeidsgiver må derfor vite om det er lovlig grunnlag for å behandle varselet, sørge for god informasjonssikkerhet og oppbevare opplysningene slik at ingen andre enn de som må behandle disse, har tilgang. Dersom virksomheten velger eksternt varslingsmottak opptrer den eksterne enheten som databehandler.

Erling Grimstad har arbeidet med varslingssaker siden 2005 og han har deltatt i behandling av nær ett tusen varslingssaker. Har du spørsmål om varsling, send mail til hello@governance.no