Risiko for å gjøre urett mot den personen kritikken gjelder.

Mange varsler i arbeidsforhold kommer brått, uventet og gjelder forhold som kan være krevende å håndtere for arbeidsgiver. Her gjennomgår vi noen tips om hvordan arbeidsgiver bør forholde seg til den personen kritikken gjelder (omvarslede).

Arbeidsgiver er ansvarlig for å påse at håndteringen av varslingssaker skjer på en trygg måte for alle berørte, også den som er gjenstand for kritikk. Arbeidsgiver plikter å vurdere risikoen for negative konsekvenser for varsler, omvarslede og andre berørte.

Fra 01.01.2026 har arbeidsmiljøloven tydelige krav til arbeidsgiver om å ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet gjennom organisering, planlegging og gjennomføring. Det får betydning for hvilke tiltak det kan forventes at arbeidsgiver iverksetter i en varslingssak.

Mange varslingssaker, særlig de som gjelder arbeidskonflikter, kan skape store utfordringer for det psykososiale arbeidsmiljøet. Hvordan skal arbeidsgiver sikre at det er et forsvarlig arbeidsmiljø og i tillegg ivareta omsorgsplikten for varsler, omvarslede og andre som er direkte berørt? 

Mange utfordrende varslingssaker kommer brått, uventet og om forhold som arbeidsgiver ikke var forberedt på. Personkonflikter mellom leder og ansatte, påfølgende sykemeldinger, påstander om trusler, diskriminering, trakassering eller misbruk av hersketeknikker er eksempler på beskrivelser som gjentas i mange varsler på arbeidsplasser. Risikoen for at varsler hevder seg utsatt for gjengjeldelse etter å ha varslet, skaper usikkerhet hos mange arbeidsgivere. Det er lite arbeidsgiver kan gjøre for å bestemme hva ansatte skal kunne varsle om eller hvilke former for kritikkverdige forhold som finner veien til virksomhetens egen varslingskanal.  

Det arbeidsgiver kan gjøre noe med, er måten varsler håndteres på. Mange betente konflikter som har slått ut i kaos, sykemeldinger og skarpe beskyldning og steile fronter, skyldes måte arbeidsgiver gikk frem på når varselet ble kjent.

Arbeidsgiver kan gjøre vondt verre ved å gjøre alvorlige feil i saksbehandlingen av varselet. Dette kan være feil som gjøres overfor varsler, omvarslede eller andre berørte. Alvorlige feil kan bidra til å eskalere konflikten og ødelegge arbeidsmiljøet over tid. Det kan igjen føre til ineffektivitet, økonomiske tap og betydelige skader for enkeltindivid og for virksomheten.

Varsling som rammer leder

I forbindelse med arbeidskonflikter kan ledere som det varsles på, oppfatte varsel mot seg selv som utslag av at lederen (omvarslede) har utøvd «ledelse». Det kan være pålegg eller instrukser som er bestemt av andre enn lederen selv, men som lederen er pålagt å gjennomføre i kraft av sin stilling/funksjon i virksomheten. Selv om ansatte ikke liker endringene det er snakk om, betyr det ikke at omvarslede har gjort noe kritikkverdig.

Endringer som går utover arbeidstakere som var uenig i beslutningen, kan omvarslede oppfatte som et ønske om en omkamp om beslutningen.

Varselet kan være utslag av en form for maktkamp, en skjult måte å hevne seg på overfor leder som følge av en konflikt eller en måte å ramme omvarslede på av andre årsaker.

I situasjoner der omvarslede er leder, er det risiko for at omvarslede oppfatter saken som hevn for at lederen har benyttet sin styringsrett som leder eller fattet upopulære avgjørelser.

Varsling kan i utgangspunktet oppfattes å gjelde forhold som varsler av ulike årsaker ikke vil ta opp med omvarslede direkte. Det kan blant annet skyldes frykt, ulikheter i maktbalansen mellom varsler og den omvarslede, manglende tillit, dårlig eller svak kommunikasjon, mangel på kultur for å gi hverandre tilbakemeldinger om forhold som oppfattes negativt eller misforståelser. 

Et varsel kan bety at varsleren ikke kan eller ikke ønsker å ta opp det kritikkverdige forholdet direkte med omvarslede. Det kan også være forårsaket av at varsler har forsøkt å ta opp forholdet med omvarslede tidligere, uten at det ledet til endringer.

Et varsel kan gi mistanke om at det kan ligge noe mer bak varselet enn det som kommer frem av selve varselet. Et varsel kan være et symptom på andre bakenforliggende årsaker som kan skade enkeltpersoner eller medføre omdømmetap for virksomheten. 

Omvarslede kommer fort i en situasjon eller forsvarsposisjon der omvarslede må bevise sin uskyld eller oppklare varslers beskrivelse av det omvarslede oppfatter som feil eller misforståelser.

I enkelte varslingssaker kan det være uklart hva varselet gjelder. Det skyldes at varselet er lite konkret og mangler angivelse av tid, sted, konkretisering av uttalelser, hendelser eller andre omstendigheter som tydelig konkretiserer og avgrenser saken. Slike uklarheter kan føre til usikkerhet om hva saken gjelder og hva omvarslede skal forsvare seg mot.  

En varslingssak mot en leder kan føre til at omvarslede blir redd for å miste den tilliten som lederen er avhengig av for å kunne fortsette som leder på arbeidsplassen. 

For omvarslede kan saken dermed oppfattes som en sak som gjelder omvarsledes eget omdømme og fremtid både på nåværende og fremtidige arbeidsplasser. Omvarslede kan være redd for hva andre vil tenke om omvarslede dersom de får vite om opplysningene i varselet. Kombinasjonen av kritikk som undergraver omvarsledes integritet og opplysninger som omvarslede ikke har mulighet for å forsvare seg mot, kan åpenbart få svært alvorlige følger for omvarslede. 

Arbeidsgiver har ansvaret for å sørge for at saksbehandlingen er forsvarlig og at ingen utsettes for unødig ulempe eller skade.

Hvilke feil kan arbeidsgivere gjøre overfor omvarslede?

Arbeidsgivere kan gjøre mange av de samme feilene overfor varsler som overfor omvarslede. 

Sympati og antipati mot varsler eller omvarslede kan lett farge oppfatninger om hva som er faktum i saken. Det er derfor helt sentralt at undersøkelsen håndteres av personer som er habile og ikke farget av egne oppfatninger, sympatier eller antipatier.

Den omvarslede som er utsatt for kritikk kan oppleve negative og usaklige konsekvenser fordi arbeidsgiver kun er opptatt av å beskytte varsler.

I frykt for å miste en sentral, effektiv eller inntektsbringende medarbeider, kan arbeidsgivers beslutning være basert på å sikre inntekter fremfor å foreta beslutninger som er basert på objektive fakta i varslersaken. 

En annen feil arbeidsgiver kan gjøre, er å tro at de kritikkverdige forholdene går over av seg selv. Det er som regel ingen god idè å la være å undersøke varselet.

Dersom det brukes for lang tid på undersøkelsen kan det få negative konsekvenser, ikke bare for omvarslede, men også for varsler. Dersom undersøkelsen ikke har nødvendig fremdrift kan det lede til sykemeldinger og andre negative konsekvenser.

Omvarslede som ikke blir hørt eller tatt på alvor, er en annen feil arbeidsgiver kan gjøre.

Arbeidsgiver må sørge for at de som behandler saken har tilstrekkelige ressurser og kompetanse til å foreta de nødvendige undersøkelsene. Opplysningene i et varsel må kunne avkreftes/bekreftes uten at det går for lang tid. Undersøkelsen må kunne etterprøves og tåle kritiske spørsmål.

Omvarslede bør få en rimelig mulighet til å kunne forsvare seg mot anklager og få anledning til å gi sin forklaring dersom omvarslede ønsker det.

De som undersøker varselet må behandle informasjonen konfidensielt og unngå at utenforstående får kunnskap om forhold som er dem uvedkommende. Brudd på taushetsplikten hos de som undersøker saken, kan få svært negative konsekvenser både for omvarslede og varsler.

Mange av de feilene som går igjen, handler om at arbeidsgiver ikke er forberedt på hvordan de bør behandle varselet. Mangelfulle saksbehandlingsrutiner for behandling av varsler overlater ansvaret for saksbehandlingen helt og holdent til den eller de som behandler varselet. Derfor kan saksbehandlingen lede til forskjellsbehandling gjennom ulik behandling der det ikke er noen fastsatte prinsipper for gjennomføring av undersøkelsen.

Hvordan kan arbeidsgiver sikre forutsigbarhet overfor omvarslede?

For omvarslede og for varsler er forutsigbarhet nøkkelen til å kunne klare å stå i saken. Forutsigbarhet skapes gjennom etablering av gode saksbehandlingsrutiner som følges opp av kompetente og habile personer som får ansvar for undersøkelsen.

Forutsigbarhet om rettigheter og plikter er helt sentralt for omvarslede. Omvarslede bør også vite hvem som gjennomfører undersøkelsen og hvordan denne utføres. Varslingssaken kan føre til rykter og spekulasjoner både om hva saken gjelder, hvem som er involvert og hvem som kan forvente hvilke reaksjoner.

Saksbehandlingsrutinene for varslingsmottaket bør omfatte regler for hvordan det kan sikres at omvarslede får informasjon om:

• hva varselet gjelder, dvs. beskrivelse av saksforholdet, tid, sted og andre omstendigheter som gjør det mulig for omvarslede å identifisere hva kritikken gjelder så langt det er mulig,
• hvilke regler som gjelder for behandling av varslersaken,
• hvilke rettigheter omvarslede har,
• hvordan omvarslede skal kunne gjøre seg kjent med alle anklagene mot seg selv,
• når og hvordan omvarslede skal kunne besvare kritikken mot seg selv,
• hvilke krav som gjelder for saksbehandlingen,
• hvem som skal behandle varselet slik at varsler kan gjøre seg en oppfatning av vedkommendes habilitet og kompetanse, 
• hvilke undersøkelser som foretas av personopplysninger som gjelder omvarslede, og om det gjøres undersøkelser på elektronisk lagret informasjon, 
• hvordan intervjuer/samtaler med omvarslede gjennomføres,
• om omvarslede har adgang til å ta med seg en person etter eget ønske i intervju,
• om arbeidsgiver betaler for eventuelle kostnader forbundet med advokat eller annen rådgiver etter omvarsledes eget ønske,
• hvordan omvarslede kan gjøre seg kjent med utkast til rapport i varslingssaken,
• om omvarslede gis mulighet til å kommentere utkast til rapport før den blir endelig og hvordan eventuelle kommentarer og innspill fra omvarslede vil bli håndtert,
• hvilke andre personer som får informasjon eller kunnskap om saken,
• hvordan varslingsmottaket og de som behandler saken sikrer at ingen uvedkommende får kunnskap om saksforholdet eller de opplysninger som omvarslede gir,
• hvordan saken prioriteres og
• hvor lang tid det antas at undersøkelsen vil ta.

Saksbehandling av varsler

Selv om arbeidsgiver strengt tatt ikke har en plikt etter arbeidsmiljøloven til å saksbehandle alle varsler, anbefales det at alle varsler håndteres i samsvar med de saksbehandlingsregler som gjelder på arbeidsplassen.

Det er ikke uvanlig at varsler skjuler reelle og mer dyptgående kritikkverdige forhold enn det varsler er kjent med. Varsler kan ha oppdaget symptomer på noe uten å kjenne de mer dyptliggende forholdene eller «rot-årsaken» til de symptomene som varsler har reagert på.  

Saksbehandlingen bør innrettes slik at den inngir tillit hos varsler, omvarslede og andre som er direkte berørt. Det er måten saksbehandlingen gjennomføres på som avgjør om omvarslede kan ha tillit til varslingsordningen i virksomheten.

De som skal behandle varselet bør ha kompetanse til å saksbehandle varselet på en måte som sikrer en forutsigbar prosess i samsvar med varslingsrutinene. Dette krever kunnskap om flere forhold. De som undersøker varselet bør blant annet ha kunnskap om krav som følger av arbeidsmiljøloven og relevante personvernregler (GDPR). De bør ha kunnskap om hva som eventuelt kan representere lovbrudd som er relevant som følge av varselet. De bør også ha kompetanse til å innhente informasjon gjennom intervjuer/samtaler, innhenting og analyser av dokumenter og eventuelt elektroniske lagret informasjon dersom det blir aktuelt. De må kunne foreta bevisvurderinger og rapportere funn på en nøktern, balansert og korrekt måte. 

Varslingsmottaket bør ha ressurser til å kunne behandle saken umiddelbart dersom det kreves. Varsler bør ikke bli liggende uten at noen har ansvar for å håndtere de. 

Varsling og personvern

Arbeidsgiver skal ivareta personvernhensyn også for den eller de personer varselet gjelder, dvs. varsler, omvarslede og andre berørte.

Informasjonen som mottas kan inneholde sensitive personopplysninger og må behandles deretter. Arbeidsgiver må derfor vite om det er lovlig grunnlag for å behandle varselet, sørge for god informasjonssikkerhet og oppbevare opplysningene slik at ingen andre enn de som må behandle disse, har tilgang. 

Dette blogginnlegget er skrevet av Erling Grimstad og er basert på noen av hans erfaringer etter behandling av nær ett tusen varslingssaker for offentlig sektor, organisasjoner og private foretak i de fleste bransjer.